پروژه اجرای طرح ممیزی املاک و مستحدثات در محدوده قانونی شهر و تهیه نرم افزار بانک اطلاعات جغرافیایی GIS آن به همراه فرم های مربوطه را به صورت PDF با ورود به لینک داده شده می تونید دانلود کنید. ولی در ابتدا و برای آشنایی بیشتری تعاریفی از ممیزی نیز ارائه می گردد:
معیارهای ممیزی (Audit criteria):
به مجموعه ای از خط مشی های مربوط به روشهای اجرایی گفته می شود که به عنوان مرجع مورد استفاده قرار می گیرند.
شواهد ممیزی (Audit evidence):
سوابق و اطلاعاتی هستند که به معیارهای ممیزی مربوط و قابل تصدیق باشند و از طریق بررسی مدارک با بررسی محیط کار، مصاحبه با افراد (ممیزی شونده) و سوابق کاری بدست می آید. در واقع کار ممیزی کسب اطمینانی است که از تطابق شواهد بدست آمده با معیارهای ممیزی بدست می آید. تفاوت ممیزی با بازرسی (Inspection) نیز از همین جا ناشی می شود. بازرس بدون اطلاع قبلی و برای دیدن عدم انطباق ها می آید در صورتی که مسئول ممیزی (Auditor) با برنامه قبلی و برای دیدن انطباق ها اقدام به انجام ممیزی می کند که در مسیر بررسی انطباق ها امکان دارد عدم انطباقی نیز مشاهده شود.به بیان دیگر مسئول ممیزی با دید مثبت اقدام به انجام ممیزی میکند.
یافته های ممیزی (Audit finding):
عبارت است از نتایج حاصل از ارزیابی شواهد ممیزی گردآوری شده. در مقایسه با معیارهای ممیزی، یافته های ممیزی می تواند انطباق یا عدم انطباق با معیارهای ممیزی یا فرصتهای بهبود را مشخص کند.
انواع ممیزی
۱- ممیزی شخص اول (ممیزی داخلی) Internal Audit / First – party audit: ممیزی شخص اول یا ممیزی داخلی، ممیزی است که توسط خود سازمان برای مقاصد داخلی انجام می گیرد. این ممیزی توسط کارشناسان خود شرکت انجام می شود و نیرویی از بیرون شرکت این کار را انجام نمی دهد. ممیزی داخلی حداقل سالی دو بار انجام می شود ولی می توان برای نقاط ویژه (Bottle neck) و یا فرآیندها یا واحدهایی که حساسیت بیشتر یا عدم انطباق بیشتری دارند بیشتر از سالی ۲ بار نیز انجام داد.
۲- ممیزی شخص دوم (Second – party audit): این ممیزی توسط طرفهایی که در مورد سازمان ذینفع هستند (از قبیل مشتریان) یا از جانب آنها توسط سایر اشخاص انجام می گیرد. در حقیقت هنگامی که سازمان، پیمانکاران فرعی یا تأمین کنندگان خود را ممیزی کند یا هنگامیکه مشتری سازمان، سازمان را ممیزی کند، یک ممیزی شخص دوم انجام شده است که هدف آن دستیابی به اطمینان بدست آمده از رعایت استاندارد توسط شرکت طرف قرارداد است.
۳- ممیزی شخص سوم (Third – party audit): ممیزی شخص سوم توسط سازمان بیرونی انجام می گیرد این سازمان انطباق با دستورهای استاندارد مورد ممیزی را گواهی یا ثبت می کند.
ممیزی تلفیقی (combined audit): هنگامیکه سیستم های مدیریت کیفیت وزیست محیطی و OHSAS با هم مورد ممیزی قرار می گیرند آنرا ممیزی تلفیقی می نامیم. هر چند می توان هر کدام از سیستمها را بصورت جداگانه مورد بررسی قرارداد.
حال که با مفاهیم آشنا شدیم باید بپرسیم که چرا ممیزی انجام می شود و هدف از انجام ممیزی، به ویژه ممیزی داخلی چیست ؟ فرآیند ممیزی داخلی ، به عنوان یک ابزار مدیریتی برای ارزیابی مستقل هر یک از فرآیندها و فعالیتهای طراحی شده ، مورد استفاده قرار می گیرد. برای رسیدن به این هدف ممیزی های داخلی باید تمامی فرآیندهای مرتبط با مدیریت کیفیت ، زیست محیطی ، OHSAS ( در یک ممیزی تلفیقی) و تمامی فعالیتها و شیفتهای کاری را پوشش دهد. همچنین می بایست مطابق یک طرح سالیانه ، زمان بندی شود.
ممیزی ها را می توان از نظر کار ممیزی به۳ دسته طبقه بندی کرد:
۱- ممیزی سیستم(System Audit): در این مورد، ممیزی به صورت کلی انجام می گیرد به طور معمول ممیزی های داخلی و خارجی به این شکل انجام می شود.
۲- ممیزی فرآیند(Process Audit): هنگامی که یک فرآیند خاص را تحت ممیزی قرار می دهیم.
۳- ممیزی محصول(Product Audit): هنگامی که هدف از انجام ممیزی اطمینان از تطابق محصول با معیارهای ساخت باشد.
به طور کلی می توان گفت در هر مدل ممیزی برای تکمیل فرآیند ممیزی ۶ مرحله انجام میشود که به ترتیب عبارتند از: آغاز ممیزی، تدارک ممیزی، اجرای ممیزی، گزارش ممیزی و نگهداری سوابق، کامل شدن ممیزی، اقدام اصلاحی و پیگیری.
برای شروع به کار ممیزی مطالعه مستندات، مهمترین کار است. همچنین مرور عدم مطابقت های مشاهده شده در ممیزی های قبلی می تواند بسیار به امر ممیزی کمک کند. پس از توجیه کار ممیزی برنامه ممیزی، چیده شده و براساس آن تیم های ممیزی اقدام به انجام ممیزی کرده و شواهد لازم را جمع آوری می کنند. شواهدی که در طول مدت ممیزی جمع آوری شده و ریسک ناگهانی و قابل ملاحظه ای را نشان می دهند (از قبیل ریسک ایمنی ، محیط زیستی یا کیفیتی) بایستی به سرعت به ممیزی شونده و در موارد ضروری به کارفرمای ممیزی گزارش داده شوند.
چگونگی انجام ممیزی به این شکل است که شواهد را جمع آوری می کنند و آنها را با معیار های ممیزی تطبیق می دهند. لازم به یادآوری است که کار ممیزی براساس نمونه گیری انجام می شود و این یکی از تفاوتهای اصلی بین ممیزی (Auditing) و بازرسی(Inspection) است. بدین ترتیب که ممیز به علت گستردگی کار و زمان محدود، قادر به کنترل کردن تمامی فرآیندهای مورد نظر ممیزی یا دستورالعملها نیست و در نتیجه باید نتایج را براساس نمونه های گرفته شده بدست آورد. به همین خاطر است که مسئول ممیزی باید از قدرت قضاوت و از استقلال فکری بالایی بــرخوردار باشد تا بتواند نتایج درست را برداشت کند.
پس از اجرای ممیزی گزارش ممیزی آماده مــی شود و در پایان کار، تیم های ممیزی جمع می شوند و در جلسه ای گـــزارش نهایــی ممیـــزی، فرم اقدام اصلاحی (در صورت لزوم) و عدم انطباقها برای ارائه در جلسه بازنگری مدیریت آماده می شود.
چک لیست چیست؟
چک لیست روشی برای کمک به انجام ممیزی است که گر چه استفاده از آن اجباری نیست ولی در مجموع فواید زیادی دارد. در واقع چک لیست سوالاتی از پیش طراحی شده برای انجام ممیزی است که به وسیله این سوالات مسئول ممیزی روند ممیزی را به سمت جلو می برد.
کمک به حافظه و یادآوری به مسئول ممیزی، اطمینان از اینکه تمامی موارد پوشش داده می شود، اجرای آسانتر ممیزی، کمک در هنگام نوشتن گزارش ممیزی، یکنواختی در اطلاعات جمع آوری شده توسط گروه از مسئولان ممیزی، نظام بندی در شواهد عینی ممیزی، امکان ثبت مشاهدات و شواهد عینی روبروی هر سوال و کمک به مستند سازی مصاحبه و جلوگیری از انحراف از اصل موضوع از جمله مزایای استفاده از چک لیست است.
شواهد ممیزی به ۳ روش مشاهده فعالیتها، اجرای مصاحبه وکنترل کردن مستندات (سوابق) جمع آوری می شود.
ویژگی های مسئول ممیزی
مسئول ممیزی باید دارای ویژگی های زیر باشد:
۱- رفتار بر پایه اصول اخلاقی
۲- ارائه منصفانه گزارش ممیزی
۳- داشتن پشتکار و توانایی قضاوت و دانش مناسب در ممیزی
۴- استقلال ممیزی
۵- رویکرد مبتنی بر شواهد نه قضاوت فردی
لازم به یادآوری است که مسئول ممیزی نمی تواند کار خود یا واحد سازمانی خود را ممیزی کند. یک مسئول ممیزی می بایست دارای دانش کافی، تحصیلات مرتبط، تجربه کاری و تجربه ممیزی باشد.
دانش و مهارت مسئول ممیزها باید در حوزه های زیر باشد:
– اصول ، روش اجرایی و فنون ممیزی: به این منظور که مسئول ممیزی بتواند موارد مناسب برای ممیزی های مختلف را مورد استفاده قرارداده و همچنین از انجام ممیزی ها بصورت با ثبات و سیستماتیک، مطمئن شود.
– سیستم مدیریت و مستندات مرجع: یک ممیز را قادر به درک کامل دامنه کاربرد ممیزی و اعمال معیارهای ممیزی می سازد.
– موقعیت سازمانی: که ممیز را قادر به درک کامل وضعیت عملیاتی سازمان می سازد.
– قوانین ، آیین نامه ها و دیگر الزامات مرتبط با نوع ممیزی: که ممیز را قادر به انجام کار در حوزه الزامات سازمان ممیزی شونده و آگاهی از این الزامات می سازد.
مسئول ممیزی می بایست در اجرای مصاحبه که بهترین روش برای انجام ممیزی است به نکات زیر دقت کند:
۱- مصاحبه باید با فرد مناسب انجام شود (رده سازمانی ، محدوده ممیزی و …).
۲- مصاحبه شونده باید در شرایط عادی ، به دور از استرس و راحت باشد.
۳- هدف از مصاحبه به مصاحبه شونده منتقل شود.
۴- مصاحبه می تواند از بحث در مورد محیط فعالیت ممیزی شونده شروع شود.
۵- از طرح سوالاتی که مصاحبه شونده را به طرف جواب هدایت می کند باید پرهیز کرد.
۶- نتایج حاصل از مصاحبه باید جمع بندی و با مصاحبه شونده مرور شود.
– صلاحیت ممیز شامل دانش کافی ، تحصیلات مرتبط ، تجربه کاری و تجربه ممیزی می شود.
همچنین مسئول ممیزی برای اجرای بهتر ممیزی می بایست نکات زیر را به خاطر داشته باشد.
۱- هدف از هر ممیزی داخلی ، بهبود سیستم است.
۲- ممیزی را در چهار چوب زمانی مقرر انجام دهید.
۳- یافته های خود را جمع بندی و به ممیزی شونده ارائه دهید.
۴- ممیزی داخلی در سازمان ، موقع مناسبی برای تسویه حسابهای شخصی یا بین واحدها نیست.
۵- در طول ممیزی شما باید آخرین نفری باشید که عصبانی می شوید.
۶- روشن، آرام و بدون تنش بحث کنید.
۷- در زمان اجرای ممیزی ، فارغ از این که ممیزی شونده، مقام مافوق شماست یا در رده شغلی پایین تری قراردارد استقلال رأی و رفتار توأم با احترام متقابل را فراموش نکنید.
همانطور که در ابتدای مقاله بیان شد در مسیر انجام ممیزی ممکن است عدم انطباق هایی مشاهده شود. این گونه موارد در دو گروه دسته بندی می شوند که عبارتند از:
– عدم انطباق جزیی(Minor) : در این حالت یک سیستم تعریف شده، براساس روش اجرایی مدون و دستورالعمل های توافق شده وجود دارد ولی در ترتیب انجام آن اختلاف یا انحراف های جزیی وجود دارد.
– عدم انطباق عمده (Major) : یک عدم انطباق بحرانی در سیستم کیفیت ، محصول یا خدمت، عبارتست از وجود یک نقص در روشهای اجرایی مورد نیاز بر اساس الزامات توافق شده. عدم اجرای روشهای اجرایی مدون و یا یکسری عدم انطباق های جزیی در یک محدوده مشخص یا فعالیتی که در مجموع دارای اثر زیان آور روی کیفیت محصول یا خدمت یا جنبه های زیست محیطی و یا کار است.
ممیزی ها بر اساس کارکردهای خود به گروه های مختلفی تقسیم می شوند که عبارتند از:
۱- ممیزی پیش رونده : ممیزی که بطور طبیعی جریان فرآیند یک تولید یا خدمت را دنبال می کند.
۲- ممیزی پس رونده : ممیزی که سوابق را بصورت رو به عقب در طول سیستم ردیابی
می کند.
۳- ممیزی افقی و عمودی: ممیزی عمودی در واقع ممیزی واحدی است، در این ممیزی گروه های ممیز براساس چارت سازمانی و واحدهای مختلف سازمان اقدام به انجام ممیزی می کنند.
انجام شدن زودتر و هزینه و وقت کمتر از جمله مزایای این ممیزی است. هر چند امکان دارد عدم انطباقهایی که به صورت زنجیره ای در واحدهای مختلف به هم پیوسته هستند را نشان ندهد.
ممیزی افقی یا ممیزی فرآیندی به صورت فرآیندی انجام می شود یعنی یک فرآیند صرف نظر از این که برای انجام آن فرآیند چه واحدهایی از سازمان درگیر هستند یا چه واحدهایی با آن در ارتباط هستند اقدام به ممیزی می شود برای مثال، برای ممیزی فرایند خرید شاید مجبور به ممیزی از واحدهای تدارکات ، انبار ، سفارشات ، کنترل کیفی و …. باشیم. مزیت این روش انجام دقیق تر ممیــزی و مشکل آن در وقت و هزینـه زیـادی است که می برد.البته با توجه به نگرش فرآیندی که استاندارد دارد بهتر است که برنامه ریزی ممیزی در سازمانها تا جایی که امکان دارد به صورت فرآیندی انجام شود.
نوشته طرح ممیزی املاک و تهیه بانک اطلاعاتی GIS مربوط به آن اولین بار در سایت علمی آموزشی نواندیشان | دانلود مقاله منتشر شد.
